Le Réseau social d’entreprise permet de replacer les collaborateurs au centre des organisations. Il favorise l’échange, le partage et l’intelligence collective dans un monde de plus en plus digitalisé. Une étude de cas menée par Grenoble Ecole de Management et l’EMSI de Grenoble a permis de mettre en lumière 6 conseils pour ne pas rater son lancement et son déploiement,
1. Définir une démarche
« Le réseau social d’entreprise n’est pas un projet avec une date de début et de fin. Il s’agit d’une démarche que l’entreprise veut déployer sur le long terme, en lien avec sa stratégie globale. C’est un process en constante amélioration », insiste Renaud Cornu Emieux, titulaire de la Chaire Digitale Natives de Grenoble Ecole de Management et fondateur de l’EMSI Grenoble. Il s’inscrit dans la transformation digitale des organisations dont l’un des axes majeurs s’appuie sur de nouveaux modes de management. « Le réseau social d’entreprise permet d’accompagner les changements de management, sans qui rien ne peut se faire », poursuit Renaud Cornu Emieux.
2. Identifier sa cible
Cela paraît évident, mais il est fondamental que l’entreprise pose en amont les questions qui permettront de créer son RSE : A qui s’adresse-t-il ? Concerne-t-il l’ensemble des collaborateurs ? Ces populations sont-elles fixes et/ou nomades ? Ont-elles accès à un ordinateur ? Dans quelle(s) langue(s) doit-il être partagé ? Savoir où en est la société d’un point de vue technique et culturel et savoir où elle va est essentiel pour bien préparer l’outil. « L’aspect culturel reste central. Il s’agit d’un vrai bouleversement interne. Les réactions peuvent être différentes selon les pays, les âges, les métiers, etc », précise Renaud Cornu Emieux.
3. Tester le RSE
2 à 3 mois avant le lancement, le RSE doit être testé afin de récolter les remarques, commentaires et recommandations des premiers utilisateurs pour ajuster l’outil à la meilleure utilisation possible pour les collaborateurs. De manière concrète, il s’agit de mettre en place un POC (Proof of concept ou démonstration de faisabilité) pour vérifier que les solutions envisagées sont les bonnes. Pour cela un site pilote et une phase de tests avec des coordinateurs locaux est nécessaire. Elle permettra de valider l’alignement stratégique de l’outil mais aussi de partager les bonnes pratiques à l’ensemble de l’entreprise. Car l’objectif reste que l’ensemble des collaborateurs s’approprient l’outil.
4. Trouver des relais internes
Au moment du déploiement, l’organisation doit pouvoir s’appuyer sur des personnes ressources pour inciter et valoriser le RSE. Sorte d’ambassadeurs, ils donneront une impulsion. « Les dirigeants, membres du Comex doivent aussi donner le ton et montrer l’exemple pour convaincre de l’intérêt stratégique du RSE », souligne le titulaire de Chaire Digitale Natives. Ce noyau d’utilisateurs diffuse la démarche dans l’entreprise. Le projet est délicat car il fonctionne sur la relation de confiance entre collaborateurs, qui ne se décrète pas, mais se construit.
5. Penser à l’expérience utilisateur
Le RSE doit être simple, ergonomique, accessible, utile. Pour développer son usage, l’entreprise peut envisager une application RH de suivi de congés, un planning de travail hebdomadaire, des consultations d’informations de l’entreprise… « Il est indispensable d’associer les services clés qui gèrent l’humain dans l’entreprise comme les RH, la communication, la DSI… Ceux-ci doivent être actifs voire initiateurs» précise Renaud Cornu Emieux. Et pourquoi ne pas penser à des applications externes mais utiles, comme la Météo, la Bourse, le partage de bons plans, etc…
6. Accompagner le changement
Le RSE s’inscrit au cœur de la stratégie de l’entreprise. Il implique de nombreux changements internes. Une démarche d’accompagnement, de formations des cibles, de documentation et communication autour de ce RSE permettront à chacun de mieux se l’approprier. « Les collaborateurs doivent aussi bénéficier d’un espace de questions/réponses pour faire remonter leurs remarques », complète Renaud Cornu Emieux. Des éléments de facilitation et d’incitation sont à trouver. Une entreprise peut, par exemple, décider de ne plus utiliser le mail, mais le RSE pour communiquer en interne.